Như mọi chương trình khác, sau khi cài đặt Word 2007, bạn nên thiết lập những tùy chọn trước khi bắt đầu sử dụng. Quá trình này lấy của bạn một ít thời gian, nhưng lại tiết kiệm cho bạn rất nhiều sau này bởi vì bạn không phải mất công lập lại các thao tác xác lập tùy chọn hay định dạng tài liệu mỗi khi soạn thảo. Bài viết sau giới thiệu một số tùy chọn nên thiết lập lại so với mặc định của Word 2007. Bạn có thể thực hiện theo hướng dẫn hoặc tự thiết lập theo ý muốn của mình.
Đầu tiên, bạn mở hộp thoại Word Options bằng cách nhấn nút Office (Office Button - ở góc trên trái), chọn Word Options.
Thẻ Popular
- Nếu thường xuyên viết macro, bạn đánh dấu kiểm ở dòng “Show Developer tab in the Ribbon” để hiển thị menu Developer trên Ribbon.
- Đánh dấu kiểm ở dòng “Open e-mail attachments in Full Screen Reading view”. Sau này, mỗi khi mở tài liệu Word đính kèm theo email, cửa sổ Word sẽ tự động phóng to tối đa, bạn không phải mất công bấm vào nút Maximize.
- Chọn “Show feature descriptions in ScreenTips” từ danh sách ScreenTip Style để yêu cầu Word hiển thị hướng dẫn đối với những tính năng mới. Điều này là cần thiết nếu bạn mới làm quen với Word 2007.
Thẻ Display
- Trong quá trình đọc tài liệu, bạn đã tô sáng một số dòng, nhưng không muốn người khác thấy những dòng này khi in ra. Nếu vậy, bạn bỏ dấu kiểm ở dòng “Show highlighter marks”.
- Word có các dấu định dạng để đánh dấu những phần trong tài liệu như dấu xuống hàng, dấu tab… Hiển thị các dấu này khiến văn bản trở nên rối mắt, khó theo dõi và soạn thảo. Để mặc định không hiển thị chúng, bạn bỏ dấu kiểm ở các dấu này trong phần “Always show these formatting marks on the screen”.
- Khi tài liệu in ra, ngoài nội dung chính còn có các phần kèm theo như hình nền, thông tin về tài liệu… Bạn là người quyết định phần nào in ra hay không in ra bằng cách chọn hoặc bỏ dấu kiểm ở nội dung tương ứng trong phần Printing options.
Thẻ Proofing
- Bạn bỏ dấu kiểm ở dòng “Suggest from main dictionary only”. Điều này cho phép bạn thêm vào hoặc tạo ra các bộ từ điển để sử dụng.
- Bạn bấm vào nút Custome Dictionaries để thêm vào bộ từ điển khác (file có phần mở rộng .dic) phù hợp với ngôn ngữ bạn sử dụng. Bạn cũng có thể tự mình tạo từ điển và thêm vào các từ.
- Ở phần “When correcting spelling and grammar in Word”, bạn bỏ dấu kiểm ở dòng “Check grammar with spelling” để không làm xuất hiện dòng gạch đỏ ở các từ khi bạn chưa đánh xong từ đó. Bạn cũng có thể bỏ dấu kiểm ở dòng “Check spelling as you type” nếu không muốn Word kiểm tra từ vựng.
Thẻ Save
- Bạn đánh dấu kiểm ở dòng “Save AutoRecover…” và xác định thời gian (tính bằng phút) Word tự động lưu văn bản. Điều này cần thiết khi hệ thống xảy ra sự cố và Word bị đóng lại bất ngờ, ở lần sau được mở, Word sẽ tự động hiển thị file đã lưu dự phòng.
Thẻ Advanced
Trong thẻ Advanced có rất nhiều tùy chọn được chia thành nhiều nhóm chức năng rất rõ ràng. Dưới đây là một số tùy chọn cần quan tâm:
- Trong phần Display, bạn tăng số lượng ở dòng “Show this number…” để xác định số lượng file đã mở sẽ hiển thị trong menu Home.
- Trong phần Cut copy and paste, bạn xác định cách sắp xếp hình so với chữ bạn thường áp dụng cho việc chèn hình ở dòng “Insert/paste picture as”.
- Trong Word, bấm phím Insert sẽ bật/tắt chế độ ghi đè (overwrite). Chế độ ghi đè thường ít được sử dụng nên nếu bạn thấy không cần thiết sử dụng chức năng này, bạn có thể tận dụng phím Insert để dán nội dung từ clipboard. Bạn chỉ việc đánh dấu kiểm ở dòng “Use the Insert key for paste” trong phần Cut, copy, and paste.
- Trước khi sửa đổi tài liệu, bạn nên backup file Word để sau này có thể sử dụng lại nếu cần. Để Word tự động làm điều này, hãy đánh dấu kiểm ở dòng “Always create backup copy” trong phần Save.
- Cũng trong phần Save, bạn đánh dấu kiểm ở dòng “Copy remotely stored files…”. Điều này có ý nghĩa khi bạn làm việc với một file lưu trữ trên mạng thì file này cũng được chép vào đĩa, và khi bạn lưu lại những gì thay đổi, nội dung file trên mạng cũng được cập nhật.
