Thứ Tư, ngày 08 tháng 4 năm 2009

Thiết lập cho Microsoft Office Word 2007 ở lần đầu sử dụng

Như mọi chương trình khác, sau khi cài đặt Word 2007, bạn nên thiết lập những tùy chọn trước khi bắt đầu sử dụng. Quá trình này lấy của bạn một ít thời gian, nhưng lại tiết kiệm cho bạn rất nhiều sau này bởi vì bạn không phải mất công lập lại các thao tác xác lập tùy chọn hay định dạng tài liệu mỗi khi soạn thảo. Bài viết sau giới thiệu một số tùy chọn nên thiết lập lại so với mặc định của Word 2007. Bạn có thể thực hiện theo hướng dẫn hoặc tự thiết lập theo ý muốn của mình.

Đầu tiên, bạn mở hộp thoại Word Options bằng cách nhấn nút Office (Office Button - ở góc trên trái), chọn Word Options.

Thẻ Popular

- Nếu thường xuyên viết macro, bạn đánh dấu kiểm ở dòng “Show Developer tab in the Ribbon” để hiển thị menu Developer trên Ribbon.

- Đánh dấu kiểm ở dòng “Open e-mail attachments in Full Screen Reading view”. Sau này, mỗi khi mở tài liệu Word đính kèm theo email, cửa sổ Word sẽ tự động phóng to tối đa, bạn không phải mất công bấm vào nút Maximize.

- Chọn “Show feature descriptions in ScreenTips” từ danh sách ScreenTip Style để yêu cầu Word hiển thị hướng dẫn đối với những tính năng mới. Điều này là cần thiết nếu bạn mới làm quen với Word 2007.

Thẻ Display

- Trong quá trình đọc tài liệu, bạn đã tô sáng một số dòng, nhưng không muốn người khác thấy những dòng này khi in ra. Nếu vậy, bạn bỏ dấu kiểm ở dòng “Show highlighter marks”.

- Word có các dấu định dạng để đánh dấu những phần trong tài liệu như dấu xuống hàng, dấu tab… Hiển thị các dấu này khiến văn bản trở nên rối mắt, khó theo dõi và soạn thảo. Để mặc định không hiển thị chúng, bạn bỏ dấu kiểm ở các dấu này trong phần “Always show these formatting marks on the screen”.

- Khi tài liệu in ra, ngoài nội dung chính còn có các phần kèm theo như hình nền, thông tin về tài liệu… Bạn là người quyết định phần nào in ra hay không in ra bằng cách chọn hoặc bỏ dấu kiểm ở nội dung tương ứng trong phần Printing options.

Thẻ Proofing

- Bạn bỏ dấu kiểm ở dòng “Suggest from main dictionary only”. Điều này cho phép bạn thêm vào hoặc tạo ra các bộ từ điển để sử dụng.

- Bạn bấm vào nút Custome Dictionaries để thêm vào bộ từ điển khác (file có phần mở rộng .dic) phù hợp với ngôn ngữ bạn sử dụng. Bạn cũng có thể tự mình tạo từ điển và thêm vào các từ.

- Ở phần “When correcting spelling and grammar in Word”, bạn bỏ dấu kiểm ở dòng “Check grammar with spelling” để không làm xuất hiện dòng gạch đỏ ở các từ khi bạn chưa đánh xong từ đó. Bạn cũng có thể bỏ dấu kiểm ở dòng “Check spelling as you type” nếu không muốn Word kiểm tra từ vựng.

Thẻ Save

- Bạn đánh dấu kiểm ở dòng “Save AutoRecover…” và xác định thời gian (tính bằng phút) Word tự động lưu văn bản. Điều này cần thiết khi hệ thống xảy ra sự cố và Word bị đóng lại bất ngờ, ở lần sau được mở, Word sẽ tự động hiển thị file đã lưu dự phòng.

Thẻ Advanced

Trong thẻ Advanced có rất nhiều tùy chọn được chia thành nhiều nhóm chức năng rất rõ ràng. Dưới đây là một số tùy chọn cần quan tâm:

- Trong phần Display, bạn tăng số lượng ở dòng “Show this number…” để xác định số lượng file đã mở sẽ hiển thị trong menu Home.

- Trong phần Cut copy and paste, bạn xác định cách sắp xếp hình so với chữ bạn thường áp dụng cho việc chèn hình ở dòng “Insert/paste picture as”.

- Trong Word, bấm phím Insert sẽ bật/tắt chế độ ghi đè (overwrite). Chế độ ghi đè thường ít được sử dụng nên nếu bạn thấy không cần thiết sử dụng chức năng này, bạn có thể tận dụng phím Insert để dán nội dung từ clipboard. Bạn chỉ việc đánh dấu kiểm ở dòng “Use the Insert key for paste” trong phần Cut, copy, and paste.

- Trước khi sửa đổi tài liệu, bạn nên backup file Word để sau này có thể sử dụng lại nếu cần. Để Word tự động làm điều này, hãy đánh dấu kiểm ở dòng “Always create backup copy” trong phần Save.

- Cũng trong phần Save, bạn đánh dấu kiểm ở dòng “Copy remotely stored files…”. Điều này có ý nghĩa khi bạn làm việc với một file lưu trữ trên mạng thì file này cũng được chép vào đĩa, và khi bạn lưu lại những gì thay đổi, nội dung file trên mạng cũng được cập nhật.

Ngô Bảo Khoa - LBVMVT 295

Dịch vụ đồ họa trực tuyến Pho.to

Có thể thấy rằng ngày càng có nhiều dịch vụ đồ họa trực tuyến, và đây cũng là lựa chọn của phần lớn người dùng. Nguyên nhân có lẽ do chúng tiện lợi (không cần cài đặt, có thể sử dụng ở bất kỳ đâu có kết nối internet), hữu ích (nhiều tính năng và công cụ đồ họa), dễ sử dụng (người dùng không cần biết nhiều kiến thức về đồ họa, chỉ việc nhấn chuột để chỉnh sửa ảnh trực quan), nhanh gọn (chỉ vài cú nhấn chuột đã tạo được một tác phẩm đẹp mắt)… Pho.to có nhiều dịch vụ đáp ứng được các tiêu chí trên và lại hoàn toàn miễn phí. Hơn nữa, bên cạnh các công cụ hỗ trợ hầu hết công việc đồ họa thông thường, Pho.to còn cung cấp nhiều công cụ mới lạ, độc đáo và các phần mềm hữu ích.

Đăng ký tài khoản, nạp và lưu ảnh

Trước tiên, bạn nên đăng ký một tài khoản miễn phí trên Pho.to để có thể lưu trữ ảnh và tạo album. Từ trang chủ Pho.to (http://pho.to/), bạn nhấn nút Sign up now để đăng ký, đơn giản và nhanh chóng.

Với mỗi dịch vụ, để nạp ảnh cần thao tác, bạn nhấn nút Browse (lấy ảnh tử đĩa cứng) hoặc nút Enter URL (lấy ảnh từ internet). Pho.to hỗ trợ các định dạng jpg, jpeg, gif, png. Một số dịch vụ yêu cầu nạp ảnh chân dung và đòi hỏi khuôn mặt trong ảnh phải rõ ràng để Pho.to có thể xác định được.

Sau khi thao tác với ảnh xong, bạn có thể lưu về đĩa cứng (nhấn nút Save to Disk), chia sẻ với bạn bè qua địa chỉ trên Pho.to (nhấn nút Share), lưu vào tài khoản (nhấn nút Save to account) hoặc nhấn nút Edit with other tools để chỉnh sửa ảnh bằng dịch vụ biên tập ảnh trực tuyến Online Photo! Editor.

Dịch vụ đồ họa trực tuyến

Pho.to cung cấp 6 dịch vụ đồ họa trực tuyến nằm trong menu Services.

1. Makeup Photo!

Dịch vụ này giúp làm đẹp ảnh chân dung bằng cách loại bỏ khiếm khuyết, làm mịn da, trắng răng (có thể bỏ bớt hiệu ứng nào không muốn áp dụng)… Bạn chỉ việc cung cấp ảnh, tất cả sẽ được tiến hành tự động.
ptage001.png picture by minah2710

2. Enhance Photo!

Đây là dịch vụ giúp tối ưu ảnh chỉ bằng một cú nhấn chuột.
ptage003.png picture by minah2710

3. Online Photo! Editor


Đây là một dịch vụ biên tập ảnh trực tuyến hữu ích. Các công cụ của Online Photo! Editor được xếp theo từng nhóm:
- Zoom: phóng to, thu nhỏ ảnh để dễ dàng chỉnh sửa.
- Undo and redo actions: hủy bỏ hoặc thực hiện lại thao tác mới nhất.
- Rotate and crop: xoay và cắt ảnh.
- Quick enhancement: tối ưu ảnh bằng một cú nhấn chuột (chính là dịch vụ Enhance Photo!).
- Correct photos: chỉnh sửa các lỗi trên ảnh như sửa lỗi mắt đỏ, tối ưu màu sắc, làm mịn ảnh…
- Enhance portraits: gồm các hiệu ứng cho khuôn mặt trong ảnh, bao gồm cả hiệu ứng của dịch vụ Makup Photo! và Cartoon Photo!.
- Apply artistic effects: áp dụng các hiệu ứng ảnh chỉ với một cú nhấn chuột như tạo ảnh trắng đen, ảnh vẽ bút chì, ảnh mosaic, tranh sơn dầu…

4. Cartoon Photo!

Đây là một dịch vụ thú vị dùng tạo những khuôn mặt ngộ nghĩnh. Bạn chỉ cần cung cấp ảnh chân dung rồi chọn cảm xúc cho khuôn mặt như mặt cười, mặt buồn, mặt ngạc nhiên…
ptage005.png picture by minah2710 >

5. Funny Photo!

Đây là dịch vụ tạo ảnh ngộ nghĩnh bằng cách ghép ảnh của bạn vào mẫu hình có sẵn. Bạn chỉ cần cung cấp ảnh và chọn hiệu ứng. Hiện tại có hơn 70 mẫu hiệu ứng, tất cả đều độc đáo và thú vị. Bạn lưu ý là với những hiệu ứng có dấu hiệu khuôn mặt , ảnh hợp lệ là ảnh chân dung và Pho.to phải xác định được khuôn mặt trong ảnh. Ngoài ra, bạn có thể cung cấp mẫu hình cho dịch vụ này bằng cách chọn Create and upload your template.
ptage009.png picture by minah2710

6. Photo! Presentation Widget

Đây là dịch vụ tạo album ảnh theo phong cách 3D. Thông thường, các phần mềm, dịch vụ trực tuyến tạo album, slideshow ảnh thường hiển thị ảnh trên màn hình và sử dụng hiệu ứng chuyển ảnh. Tuy nhiên, với Photo! Presentation Widget, bạn có thể tạo album ảnh mới lạ, độc đáo và ấn tượng hơn nhiều. Ảnh sẽ được bố trí trong môi trường 3D ảo, chẳng hạn phòng triển lãm, khu vườn, lâu đài… Dưới góc nhìn của bạn, bạn tham quan môi trường ảo này và lần lượt chiêm ngưỡng từng bức ảnh. Để sử dụng dịch vụ, bạn cần đăng nhập vào tài khoản Pho.to.

Đầu tiên, trong thẻ Create widget, bạn chọn mẫu album trong mục Select a template, có 2 loại là Album và 3D Gallery (bao gồm rất nhiều mẫu hấp dẫn như khu vườn Trung Hoa, Kim Tự Tháp Ai Cập, lâu đài Frankensteins, đền thờ Hy Lạp, thành phố Venice…). Tiếp theo, bạn cung cấp ảnh từ đĩa cứng (nhấn nút Upload) hoặc từ internet (nhấn nút URLs) hoặc từ tài khoản Flickr (nhấn nút flick). Sau đó, bạn nhập tên album vào ô Enter widget name rồi nhấn nút Create widget để tạo album. Album này được lưu trữ trong tài khoản của bạn. Pho.to cung cấp địa chỉ để xem album (có thể gửi địa chỉ này cho bạn bè) và đoạn mã để nhúng vào trang web, diễn đàn, blog, mạng xã hội như LiveJournal, Blogger, Friendster, iGoogle…
ptage011.png picture by minah2710
ptage013.png picture by minah2710

Khi xem album dạng 3D Gallery, có 2 chế độ hiển thị: chế độ tự động và chế độ điều khiển (nhấn Space Bar để chuyển qua lại giữa 2 chế độ).
- Với chế độ tự động, bạn được “dẫn dắt” để chiêm ngưỡng lần lượt các ảnh.
- Chế độ điều khiển cho phép bạn tự khám phá. Để di chuyển, bạn dùng các phím mũi tên hoặc nhấn giữ chuột trái và kéo chuột theo hướng đi. Khi di chuyển đến khung hình, bạn nhấn chuột trái vào khung hình để phóng to ảnh ra.

Phần mềm đồ họa

Bên cạnh các dịch vụ đồ họa trực tuyến, Pho.to còn cung cấp miễn phí 4 phần mềm đồ họa hữu ích nằm trong menu Products tại trang chủ Pho.to.

1. Photo! Editor

Đây là phần mềm biên tập ảnh nhiều chức năng, bao gồm cả chức năng của các dịch vụ trực tuyến Online Photo! Editor, Makeup Photo!, Enhance Photo!, Cartoon Photo! nhưng có độ tùy biến cao hơn. Phần mềm tương thích Windows 2000/XP/Vista, được cung cấp miễn phí tại địa chỉ http://pho.to/editor/peditorinst.exe (7,78 MB).
ptage015.png picture by minah2710

2. Photo! 3D Album và Photo! 3D Screensaver

Đây là phần mềm “2 trong 1”, giúp tạo album ảnh theo phong cách 3D giống Photo! Presentation Widget và tạo screensaver từ album này. So với dịch vụ trực tuyến, phần mềm cho phép người dùng có nhiều tùy chọn và thiết kế album chi tiết hơn. Album tạo ra có thể đưa lên trang web cá nhân hoặc dịch vụ Pho.to, làm screensaver hoặc lưu thành file exe tự chạy. Phần mềm tương thích Windows 2000/XP/Vista, được cung cấp miễn phí tại địa chỉ http://pho.to/album3d/p3dalbuminst.exe (31,5 MB).
ptage017.png picture by minah2710

3. Photo! Web Album

Đây là phần mềm giúp tạo dễ dàng album ảnh cho trang web với nhiều mẫu album đẹp mắt và các công cụ chỉnh sửa ảnh. Album tạo ra có thể lưu vào đĩa cứng, đưa lên trang web cá nhân hoặc dịch vụ Pho.to. Phần mềm tương thích Windows 2000/XP/Vista, được cung cấp miễn phí tại địa chỉ http://files.pho.to/pwalbuminst.exe (18,7 MB).
ptage019.png picture by minah2710

Ngô Bảo Khoa
Đăng trên LBVMVT số 294 ra ngày 10/3/2009

Thủ thuật sử dụng Calculator

Chắc hẳn bạn không xa lạ gì với tiện ích Calculator của Windows, một “máy tính bỏ túi” nhỏ gọn nhưng mạnh mẽ và hữu ích. Tuy việc sử dụng Calculator tương đối đơn giản, dễ dàng, nhưng với những thủ thuật sau, có thể bạn còn ngạc nhiên hơn nữa khi thấy rằng chúng giúp cho các thao tác với Calculator thêm nhanh chóng và thuận tiện, tiết kiệm được nhiều công sức.

Thực hiện phép tính cuối một lần nữa
Khi đã thực hiện ít nhất một phép tính, bạn có thể nhấn phím Enter hoặc nhấn nút “=”để tiến hành tiếp tục phép tính cuối cùng vừa thực hiện. Chẳng hạn như sau khi thực hiện 13+6=19, nhấn phím Enter hoặc nhấn nút “=” sẽ cho kết quả 25 (19+6=25), nhấn thêm lần nữa sẽ cho kết quả 31 (25+6=31).

Đưa dữ liệu từ clipboard vào Calculator
Giả sử bạn có một tài liệu Word chứa bài tính “10298/19” và bạn cần tính phép tính này. Thông thường, bạn ghi nhớ các con số, mở Calculator và nhập số vào. Cách làm này đôi khi cho kết quả sai lầm vì bạn nhập số không đúng, lại phải tốn công sức ghi nhớ số liệu. Chưa kể còn có những con số có nhiều chữ số, dài và khó nhớ. Chính xác và tiện lợi hơn, bạn sao chép số 10298 vào clipboard (trong Word, tô đen để chọn số 10298, nhấn Ctrl C), chuyển qua Calculator, nhấn Ctrl V, con số này sẽ xuất hiện trên màn hình máy tính để bạn tính toán.
Độc đáo hơn, nếu bạn sao chép nguyên phép tính “10298/19” vào clipboard, qua Calculator nhấn Ctrl-V, rồi nhấn phím Enter hoặc nhấn nút “=” sẽ được ngay kết quả là 542. Nếu bạn sao chép “10298/19=” vào clipboard (ghi nhớ thêm dấu “=”), qua Calculator, nhấn Ctrl-V sẽ được ngay lập tức kết quả phép tính mà không cần phải nhấn phím Enter hay nhấn nút “=”.

Tính biểu thức chưa nhiều phép tính
Ngoài ra, Calculator cũng có thể “hiểu” các biểu thức chứa nhiều phép tính, chẳng hạn như “21/(3+4)=”. Như vậy, để tính một biểu thức, bạn có thể viết biểu thức trong một trình soạn thảo, sao chép nguyên biểu thức vào clipboard rồi dán vào Calculator (thực hiện tương tự trên). Cách làm này tiện lợi và dễ dàng hơn nhiều so với việc nhập trực tiếp biểu thức vào Calculator.


Dùng phím thay cho nút bấm
Trong Calculator, mỗi nút bấm đều có một phím tương đương. Sử dụng phím thay cho nút bấm giúp tính toán nhanh hơn. Để biết một nút bấm tương đương với phím nào, bạn xem trong phần Help của Calculator (vào menu Help\ Help Topics) hoặc nhấn chuột phải trên nút bấm và chọn “What’s This?” để hiện phần tóm tắt chức năng và phím tương đương của nút bấm đó.

Ngô Bảo Khoa
Đăng trên LBVMVT 289 ra ngày hôm nay

4 cách tiết kiệm mực in

Hiện nay, giá máy in đã rẻ hơn trước, tuy nhiên giá mực in vẫn còn tương đối cao. Theo một nghiên cứu của San Francisco Chronicle (http://tinyurl.com/printerink), mực in là một trong những chất lỏng mắc tiền nhất thế giới. Sau đây là 4 cách giúp bạn có thể tiết kiệm mực in và cả giấy in, chúng đều hiệu quả, đơn giản và hoàn toàn miễn phí.

Sử dụng dịch vụ PrintWhatYouLike.com

pinke001.png picture by minah2710
Dịch vụ trực tuyến PrintWhatYouLike giúp loại bỏ những phần không cần thiết trên trang web trước khi in. Bạn truy cập PrintWhatYouLike tại http://www.printwhatyoulike.com/, nhập vào địa chỉ trang web muốn in rồi nhấn nút Start!. Trang web sẽ được nạp vào và chia thành nhiều phần nhỏ. Bạn dùng chuột để chọn từng phần, sau đó, nhấn chuột phải để chọn hành động áp dụng với phần đã chọn: xóa bỏ (chọn Remove), giữ lại phần đã chọn (chọn Isolate), hiển thị nội dung được chọn vừa độ rộng màn hình (chọn Fit To Width). Để hủy bỏ những thao tác vừa thực hiện, bạn chọn Undo/ Redo ở khung bên trái. Khung này có các nút lệnh tương tự menu chuột phải cùng một số chức năng khác như xóa hình nền (chọn Remove Background), xóa mọi hình ảnh (chọn Remove Images), thay đổi font chữ, cỡ chữ… giúp thiết kế lại trang web trước khi in. Khi ưng ý, bạn nhấn nút Print để in hoặc nhấn nút Save As để lưu lại. Ngoài ra, bạn có thể nhấn nút Add để nạp thêm nhiều trang web nhằm kết hợp chúng, sửa đổi và in ra một lượt.

Sử dụng Firefox add-on
Nếu sử dụng Firefox, bạn có thể cài đặt add-on Nuke Anything Enchanced cho mục đích chọn lọc nội dung cần in. Bạn truy cập địa chỉ https://addons.mozilla.org/en-US/firefox/addon/951 để cài đặt. Add-on này tương thích với Firefox 2.0 – 3.1 beta.

Bạn truy cập trang web muốn in, dùng chuột chọn nội dung trên đó (có thể kết hợp với phím Ctrl để chọn nhiều phần không liên tục), nhấn chuột phải, chọn Remove selection để xóa bỏ phần đánh dấu, hoặc chọn Remove everything else để xóa bỏ mọi nội dung khác, giữ lại phần đánh dấu. Ngoài ra, bạn loại bỏ một đối tượng (hình ảnh, nút bấm…) bằng cách nhấn chuột phải trên đối tượng, di chuyển chuột đến dòng Remove this object, dừng chuột vài giây sẽ thấy khung màu đỏ nhấp nháy quanh đối tượng (giúp người dùng xác định chính xác) rồi nhấn chuột. Cũng trong menu chuột phải, bạn chọn Undo last Remove để khôi phục lại phần vừa xóa.

Các thao tác trên cho phép bạn tạm thời loại bỏ những phần không cần thiết trên trang web trước khi tiến hành in ra giấy.

Remove It Permanently (địa chỉ https://addons.mozilla.org/en-US/firefox/addon/521, tương thích Firefox: 1.0 – 3.0.*) là add-on có chức năng tương tự Nuke Anything Enchanced nhưng khác biệt là sẽ xóa thực sự những gì được yêu cầu (add-on này thêm các lệnh Remove this permanently và RIP Advanced vào menu chuột phải).

Một add-on khác cũng rất hay là Platypus (địa chỉ https://addons.mozilla.org/en-US/firefox/addon/737, tương thích Firefox 0.3 – 3.0.*). Platypus không những cho phép xóa đi các thành phần mà còn hỗ trợ những công cụ để thiết kế lại trang web. Bạn có thể dùng Platypus chỉnh sửa trang web như ý mình trước khi in ra.

Sử dụng Ecofont
Xuất phát từ ý tưởng xóa bớt thành phần trong các ký tự để tiết kiệm mực in nhưng vẫn có thể đọc được chữ bằng cách tạo những lỗ tròn nhỏ trên nét chữ, một nhóm nghiên cứu Hà Lan đã thiết kế ra font chữ Ecofont. Bạn truy cập địa chỉ http://www.ecofont.eu/ecofont_en.html, nhấn Download để tải và cài đặt font chữ này vào máy tính. Font chữ sau khi cài đặt có tên gọi Spranq Eco Sans. Sau này, nếu chỉ chú ý đến nội dung mà không quan trọng về hình thức, bạn sử dụng Ecofont cho văn bản sẽ tiết kiệm được khoảng 20% mực in.
pinke003.png picture by minah2710

Tối ưu bản in với GreenPrint
pinke005.png picture by minah2710
GreenPrint là phần mềm miễn phí giúp người dùng tối ưu bản in, chỉ in những gì cần thiết nhằm tiết kiệm mực in, giấy in, từ đó góp phần bảo vệ cây xanh và trái đất. Trang chủ của GreenPrint có một thống kê cho biết những người dùng GreenPrint đã tiết kiệm được bao nhiêu trang giấy, từ đó giảm việc đốn hạ những cây xanh, giữ lại lượng khí CO2.
pinke007.png picture by minah2710
Bạn truy cập địa chỉ http://www.printgreener.com/, nhấn vào mục Download để tải về miễn phí file cài đặt (22,6 MB). Ngoài phiên bản cho Windows tương thích với Windows 2000/XP/Vista (32 bit), GreenPrint còn có phiên bản cho máy Mac (dùng thử 30 ngày). Sau khi cài đặt, GreenPrint tích hợp với máy in. Mỗi khi bạn nhấn nút Print để in một văn bản, GreenPrint sẽ giúp thiết kế lại văn bản này trước khi in. Chương trình hỗ trợ các công cụ cần thiết, trực quan và dễ sử dụng, cho phép xóa bớt trang, nội dung, hình ảnh, những phần không cần thiết… Bạn cũng có thể lưu văn bản thành file pdf rất nhanh chóng chỉ với một cú nhấn chuột (nhấn nút PDF). Để thiết lập các tùy chọn cho GreenPrint, bạn nhấn chuột phải trên icon GreenPrint ở system tray, chọn GreenPrint Configuration. Chương trình cũng đưa ra thống kê cho biết số tiền và trang giấy bạn dã tiết kiệm được.

Ngô Bảo Khoa
Đăng trên LBVMVT số 288 ra ngày hôm nay

Quản lý dữ liệu trên thiết bị lưu trữ với Visual CD

Thử tượng tượng bạn có nguồn dữ liệu gồm nhiều thể loại là phần mềm, file video, file nhạc, hình ảnh, ebook, tài liệu…, bạn đã chép chúng lên đĩa CD, DVD để lưu trữ. Bây giờ, bạn muốn sử dụng nguồn dữ liệu đó, cần đọc một tài liệu chuyên ngành chẳng hạn, nhưng lại không nhớ đã để tài liệu này trên đĩa CD nào. Khi đó, bạn chỉ có cách đưa từng đĩa vào để kiểm tra. Với số lượng đĩa lớn thì đây không phải là cách hay. Nếu bạn là người cẩn thận, đã chép đĩa theo từng nhóm chủ đề và ghi chú lên bìa đĩa thì cũng không thể mô tả tường tận mọi nội dung trong đĩa. Việc quản lý dữ liệu trên các thiết bị lưu trữ dường như không phải chuyện đơn giản, nhất là với nguồn dữ liệu lớn và số lượng đĩa nhiều.

Visual CD là ứng dụng giúp giải quyết vấn đề trên. Visual CD ghi nhớ mọi nội dung có trên đĩa CD, DVD…, giúp bạn dễ dàng và nhanh chóng tìm kiếm thông tin và nơi lưu trữ dữ liệu cần thiết. Hơn nữa, công việc nạp thông tin cho Visual CD được tiến hành tự động, bạn không phải tốn nhiều công sức. Visual CD hoàn toàn miễn phí, tương thích với mọi Windows, phiên bản mới nhất là 4.0, được cung cấp tại địa chỉ http://www.boozet.org/download.htm (2,15 MB).

Cách sử dụng Visual CD không mấy phức tạp. Mỗi khi muốn chương trình ghi nhớ nội dung một đĩa CD nào (không chỉ đĩa CD, chương trình có thể làm việc với đĩa DVD, HD-DVD, BlueRay, USB, đĩa cứng, và thư mục trên đĩa), bạn nạp đĩa vào ổ đọc rồi vào menu File\ New, cung cấp các thông tin cần thiết (ổ đĩa nguồn dữ liệu, tên file lưu trữ, nơi lưu trữ, chú thích, mật mã…) và nhấn nút OK (hình 1). Danh sách và thông tin của các file trên đĩa được lưu thành file có phần mở rộng vcc. Điểm hay của Visual CD là khả năng ghi nhớ nhiều thông tin như tên file, các chi tiết về file, nội dung tag của file mp3, các ghi chú (comment) của người dùng… nên rất dễ để tìm kiếm sau này.

vicde001.png picture by minah2710
Hình 1

Đối với những đĩa CD thường xuyên tra cứu, bạn nên đánh dấu kiểm ở dòng Add to Favorites để xếp chúng vào nhóm đĩa "ưa thích" theo từng chủ đề (hình 1). Bằng cách này, thông tin nội dung của đĩa sẽ được Visual CD lưu trữ lại, sau này bạn chọn thẻ Favorites để xem danh sách file có trên đĩa, không cần phải nạp file vcc. Ở phần Add to Favorites, bạn nhấn nút Browse để chọn hoặc tạo folder mới cho những đĩa thuộc nhóm "Favorite".

Sau này, muốn xem thông tin của đĩa nào, bạn vào menu File\ Open để nạp file vcc của đĩa đó và theo dõi (hình 2). Trong thẻ Folders là nội dung có trên đĩa của file vcc bạn nạp vào, còn thẻ Favorites là nơi duyệt nội dung những đĩa bạn đã yêu cầu Visual CD ghi nhớ. Bạn thao tác với các folder và file tương tự như với Windows Explorer.

vicde003.png picture by minah2710
Hình 2

Nếu bạn muốn tìm kiếm một file và nhớ được một chi tiết nào đó của nó, bạn vào menu Search\ Find in Catalogs (tìm kiếm nội dung từ một hoặc nhiều file vcc) hoặc Search\ Find in Favorites (tìm kiếm từ những đĩa trong nhóm Favorites) rồi nhập nội dung cần tìm kiếm. Phần này có nhiều tùy chọn giúp bạn có phương cách tốt nhất để tìm ra dữ liệu cần thiết.

Bên cạnh đó, Visual CD còn hỗ trợ nhiều công cụ rất hay như trích xuất và lưu trữ hình ảnh thu nhỏ của ảnh số, icon, video… để dễ dàng tìm kiếm; đọc được nội dung bên trong các file nén dạng 7Zip, RAR, CAB, ZIP; tạo playlist chơi nhạc Mp3; tìm kiếm những file trùng lắp; xuất bản danh sách file dưới dạng HTML, in danh sách file…

Còn nhiều tính năng độc đáo của Visual CD, bạn có thể tự khám phá thêm. Đây là một ứng dụng bạn không nên bỏ qua vì nó hữu ích, nhanh gọn, dễ sử dụng và miễn phí.

Ngô Bảo Khoa
Đăng trên LBVMVT số 284