Có thể bạn đã chuẩn bị nội dung bài báo cáo bằng PowerPoint rất tốt, nhưng cuối cùng, buổi trình chiếu vẫn không được suôn sẻ chỉ vì những lỗi lầm “nho nhỏ” bên lề. “Cẩn tắc vô ưu”, chuẩn bị những việc sau sẽ là không thừa khi bạn có buổi trình chiếu với PowerPoint.
1. Chép file ppt vào đĩa USB
Bạn đã lưu trữ file ppt tại các dịch vụ trực tuyến như box.net, slideshare.net… vì nghĩ rằng có thể sử dụng chúng ở bất cứ nơi nào. Tuy nhiên, đề phòng trường hợp kết nối internet ở nơi trình chiếu quá chậm (thậm chí có thể còn tệ hơn thế khi không có đường truyền internet), bạn nên chép thêm file ppt vào USB, song song với việc lưu trữ chúng trực tuyến.
2. Dùng font Arial hoặc Times New Roman
Font mặc định trong các ứng dụng Office 2007 là Calibri, Corbel, Cambria… Tuy nhiên, các font này lại không có trên máy tính có các phiên bản cũ hơn của Microsoft Office. Nếu bạn muốn bài báo cáo hiển thị khi trình chiếu giống như khi soạn thảo, bạn nên sử dụng font Arial hoặc Times New Roman vì những font này luôn là font mặc định của các phiên bản Windows.
Trong trường hợp phải sử dụng những font chữ đặc biệt, bạn có thể “nhúng” các font này vào PowerPoint để đảm bảo bài báo cáo hiển thị font chữ chính xác. Cách làm như sau: trong PowerPoint 2003, bạn vào menu Tools\ Options, chọn thẻ Save, đánh dấu kiểm ở dòng “Embed TrueType fonts”, nhấn nút OK.
3. Mang theo chương trình đọc file PowerPoint
Bạn thiết kế bài báo cáo với PowerPoint 2007, nhưng máy tính nơi trình chiếu chỉ có phiên bản PowerPoint cũ hơn phiên bản 2007, khi đó, bạn chỉ còn cách… “bó tay chấm com” thôi. Để tránh trường hợp này, bạn nên chép vào USB phần mềm PowerPoint 2007 Viewer (tải miễn phí tại địa chỉ http://tinyurl.com/Pp07viewer, dung lượng 25,7 MB). Bạn chỉ việc chạy file PowerPointViewer.exe và chọn file PowerPoint dùng trình chiếu.
Bạn cũng có thể lưu file báo cáo thành fille tự trình chiếu có định dạng pps (chọn PowerPoint Show ở hộp chọn Save as type trong hộp thoại Save As). Với file pps, muốn sửa đổi nội dung trước khi báo cáo, bạn đổi tên file này thành .ppt (thay cho .pps) và mở nó lên để sửa đổi.
4. Căn lề trong file PowerPoint
Có những trường hợp do không tương thích, máy chiếu không hiển thị được toàn bộ các cạnh của slide PowerPoint khiến cho một số nội dung không được hiển thị. Để tránh trường hợp này, khi soạn thảo, bạn nên chừa một khoảng cách tương đối an toàn giữa phần nội dung và các cạnh của slide.
5. Tắt các ứng dụng “quấy rối”
Một số ứng dụng có thể đột ngột can thiệp vào giữa bài báo cáo của bạn, chẳng hạn như screensaver, Yahoo! Messenger, Windows Messenger, thông báo có thư mới… Bạn nên tắt hết các ứng dụng này trước khi tiến hành trình chiếu để chúng không thể gây cản trở.
6. Power Management
Windows có chế độ tắt màn hình sau một khoảng thời gian máy tính không hoạt động. Để tránh việc màn hình bị tắt sẽ cắt ngang bài báo cáo, bạn nên tắt chế độ này đi bằng cách vào mục Power Management/ Power Options trong Control Panel.
Ngô Bảo Khoa
Đăng trên LBVMVT số 284 ra ngày 23/12/2008
1. Chép file ppt vào đĩa USB
Bạn đã lưu trữ file ppt tại các dịch vụ trực tuyến như box.net, slideshare.net… vì nghĩ rằng có thể sử dụng chúng ở bất cứ nơi nào. Tuy nhiên, đề phòng trường hợp kết nối internet ở nơi trình chiếu quá chậm (thậm chí có thể còn tệ hơn thế khi không có đường truyền internet), bạn nên chép thêm file ppt vào USB, song song với việc lưu trữ chúng trực tuyến.
2. Dùng font Arial hoặc Times New Roman
Font mặc định trong các ứng dụng Office 2007 là Calibri, Corbel, Cambria… Tuy nhiên, các font này lại không có trên máy tính có các phiên bản cũ hơn của Microsoft Office. Nếu bạn muốn bài báo cáo hiển thị khi trình chiếu giống như khi soạn thảo, bạn nên sử dụng font Arial hoặc Times New Roman vì những font này luôn là font mặc định của các phiên bản Windows.
Trong trường hợp phải sử dụng những font chữ đặc biệt, bạn có thể “nhúng” các font này vào PowerPoint để đảm bảo bài báo cáo hiển thị font chữ chính xác. Cách làm như sau: trong PowerPoint 2003, bạn vào menu Tools\ Options, chọn thẻ Save, đánh dấu kiểm ở dòng “Embed TrueType fonts”, nhấn nút OK.
3. Mang theo chương trình đọc file PowerPoint
Bạn thiết kế bài báo cáo với PowerPoint 2007, nhưng máy tính nơi trình chiếu chỉ có phiên bản PowerPoint cũ hơn phiên bản 2007, khi đó, bạn chỉ còn cách… “bó tay chấm com” thôi. Để tránh trường hợp này, bạn nên chép vào USB phần mềm PowerPoint 2007 Viewer (tải miễn phí tại địa chỉ http://tinyurl.com/Pp07viewer, dung lượng 25,7 MB). Bạn chỉ việc chạy file PowerPointViewer.exe và chọn file PowerPoint dùng trình chiếu.
Bạn cũng có thể lưu file báo cáo thành fille tự trình chiếu có định dạng pps (chọn PowerPoint Show ở hộp chọn Save as type trong hộp thoại Save As). Với file pps, muốn sửa đổi nội dung trước khi báo cáo, bạn đổi tên file này thành .ppt (thay cho .pps) và mở nó lên để sửa đổi.
4. Căn lề trong file PowerPoint
Có những trường hợp do không tương thích, máy chiếu không hiển thị được toàn bộ các cạnh của slide PowerPoint khiến cho một số nội dung không được hiển thị. Để tránh trường hợp này, khi soạn thảo, bạn nên chừa một khoảng cách tương đối an toàn giữa phần nội dung và các cạnh của slide.
5. Tắt các ứng dụng “quấy rối”
Một số ứng dụng có thể đột ngột can thiệp vào giữa bài báo cáo của bạn, chẳng hạn như screensaver, Yahoo! Messenger, Windows Messenger, thông báo có thư mới… Bạn nên tắt hết các ứng dụng này trước khi tiến hành trình chiếu để chúng không thể gây cản trở.
6. Power Management
Windows có chế độ tắt màn hình sau một khoảng thời gian máy tính không hoạt động. Để tránh việc màn hình bị tắt sẽ cắt ngang bài báo cáo, bạn nên tắt chế độ này đi bằng cách vào mục Power Management/ Power Options trong Control Panel.
Ngô Bảo Khoa
Đăng trên LBVMVT số 284 ra ngày 23/12/2008
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét